如何撰寫報告？最重要的原則

什麼是報告？

報告可以採口頭或書面形式，通常提供給主管、客戶、機構、投資人或監督單位。n

報告的主要目標，是傳達與特定問題、流程或事件相關的具體資訊。報告可以用於：

nn

n t
• 總結各項行動，

n t

• 呈現研究結果，

n t

• 分析資料，

n t

• 評估情況，

n t

• 指出不規範或異常之處，

n t

• 提出建議，

n t

• 追蹤工作進度，

n t

• 記錄專案執行過程。

n

n

實務上，報告主要發揮資訊傳遞與決策支援的功能，讓讀者能夠得出結論並採取特定行動。

nn

優良報告應具備哪些特點？

n無論報告的類型為何，都應符合幾項基本要求。n

n t
• 精確 – 報告應只包含與主題相關的具體資訊，避免使用模糊的措辭與空泛的說法。

n t

• 客觀具體 – 內容必須簡潔、合乎邏輯且井然有序，每項資訊都應有依據，並且能從資料中得到支持。

n t

• 客觀中立 – 報告不能建立在作者的個人意見上，結論應來自事實、分析或研究結果。

n t

• 一致 – 文件應維持一致的結構、風格與呈現方式。

n t

• 易讀 – 一份準備完善的報告，應讓讀者能快速找到重要資訊，例如使用目錄、標題與章節。

n t

• 語言與內容正確 – 報告必須避免語言、文體及事實錯誤。錯誤資料或不精確的結論，可能導致錯誤決策。

n

如何撰寫報告？

n準備報告需要整理資訊、建立適當結構，並以清楚且客觀的方式呈現資料。n

n t
1. 確定報告主題與目的 – 首先應確認報告的主題、要分析的問題、撰寫報告的原因，以及預定讀者。這些因素會影響資訊範圍與文件使用的語言。

n t

2. 蒐集與整理資料 – 報告應建立在可靠來源與具體資料之上，例如研究結果、統計數據、財務資料或觀察紀錄。同時也要篩選最重要的資訊，刪除多餘或與主題無關的資料。

n t

3. 規劃報告結構 – 開始寫作前，建議先建立文件大綱，並依主題分成不同段落。如此能讓報告更合乎邏輯且清楚易讀。

n t

4. 撰寫報告內容 – 文件內容應呈現事實、說明彼此關係、展示資料，並引導讀者得出具體結論。報告中經常會使用表格、圖表或流程圖。

n t

5. 完善格式 – 報告應具備清楚的版面配置，方便讀者理解內容。建議使用標題與章節、項目符號或編號清單，並突顯重要資訊。通常可使用 11–12 pt 的無襯線或襯線字體，行距則可設定為 1.15–1.5 倍。

n t

6. 整理結論與建議 – 報告最後應總結最重要的發現。如果文件性質需要，也可以補充行動建議、變更方案或風險評估。

n t

7. 檢查報告 – 交付文件前，應檢查資料是否正確、結論是否與分析一致、文字是否連貫、來源是否完整，以及語言與格式是否正確。

n

n

報告應採用什麼結構？

n實際結構取決於報告類型，但最通用的架構如下：n

n t
1. 封面 – 包含可識別報告的基本資訊，例如標題、作者、讀者或收件對象（如有要求）、製作日期與地點。

n t

2. 摘要 – 簡要呈現最重要的資訊、結果與結論。

n t

3. 目錄 – 按順序列出章節與子章節，以及對應的頁碼。

n t

4. 前言 – 引介報告主題，說明背景、分析範圍與基本方法論假設。

n t

5. 正文 – 報告的核心部分，包括問題說明、資料分析、研究或事件經過，以及其影響與解讀。

n t

6. 結論 – 直接根據分析結果整理出的總結。

n t

7. 建議 – 提出的行動、解決方案或後續步驟。

n t

8. 參考文獻 – 編製報告時使用的所有來源清單。

n t

9. 附錄 – 用來補充報告的其他資料，例如詳細研究結果、技術文件或其他資料來源。這些內容通常過於龐大，不適合放在文件正文中。

n

報告的類型

n報告可以依用途、特性或變數系列分成不同類型。因此，我們可以從以下面向區分報告：nn依報告篇幅：n

n t
• 短篇（執行摘要型） – 不超過 10 頁（資訊簡潔清楚），

n t

• 長篇（擴充型） – 超過 10 頁（深入分析問題，涵蓋更多資料）。

n

n依報告內容：n

n t
• 資訊型 – 呈現事實與資料，

n t

• 分析型 – 包含資料解讀與結論，

n t

• 研究型 – 建立在研究與科學方法論之上，

n t

• 技術型 – 探討技術或科技相關主題，

n t

• 財務型 – 涵蓋財務與經濟資料，

n t

• 定期型 – 定期製作，例如每週或每季製作。

n

n依報告目的：報告可以是稽核報告、行銷報告、銷售報告、事故報告、研究報告或審計報告。n

報告範例

n以下是一份簡化版的報告範例。