如何撰寫申請書？必懂的重點與格式
撰寫申請書是一項實用技能，能讓許多事情更順利，無論是辦理行政事務、處理工作事項，還是提出個人申請。然而，許多人仍不確定該從何開始，也不知道如何正確組織這類文件。如果你也想知道申請書怎麼寫，這篇指南將整理最重要的實用重點。
什麼是申請書？
申請書是一種正式書面文件，用來表達請求或提出特定事項的建議，並提交給相關機關、單位、公司或個人。
申請書的目的，是取得具體結果，例如申請補助、取得許可、請休假或獲得財務支援。
這類文件在正式溝通中扮演重要角色，適用於許多情境：從申請學校或工作，到申請補助、修改合約條件等。撰寫完整且格式正確的申請書，往往是實現重要生活或職涯規畫的第一步。
正式申請書的必要組成要素
一份結構完善的申請書，必須包含以下幾項內容：
- 地點與日期 – 放在頁面右上角；
- 寄件人資料（申請人資料） – 放在頁面左上角，應包含申請人的姓名、居住地址、電話號碼與電子郵件地址；
- 收件人資料 – 放在寄件人資料下方，包含機關或單位的完整名稱，或收件人的職稱、姓名，以及相關單位的地址；
- 標題 申請…… – 放在頁面中央；
- 申請正文 – 放在標題下方，通常先使用正式稱謂，例如敬啟者：，接著提出具體請求並說明理由；
- 親筆簽名 – 放在申請內容下方的右側。
部分申請書需要附上附件。若有附件，應在文件中逐一列出。附件清單通常放在申請內容下方的左側。
如何撰寫申請書？
撰寫申請書是一個需要仔細安排的過程。以下是你必須注意的幾個重點。
內容結構
完整的申請正文通常由兩到三個句子組成。開頭一般會先使用正式稱謂，例如敬啟者：。
接著提出具體請求，可以使用以下句型：敬請准予……、懇請核准……。之後應說明提出申請的理由，最好使用以本人申請……的理由如下……、茲說明申請……之原因……開頭的句子。申請書通常以敬請查照或此致 敬禮等正式用語結尾，並附上申請人的親筆簽名。
專業語氣
撰寫申請書時，應特別注意內容的語氣與風格。請確保全文讀起來專業正式，因此應使用正式書面語。避免情緒化的措辭、行話與口語表達。文字應保持中立、客觀且禮貌，並聚焦於支持申請理由的事實與論點。
組織申請書時，建議使用簡潔的單句，讓內容更容易理解。可以使用專業術語，但不宜在文件中過度堆砌。
文字格式
撰寫正式申請書時，除了內容之外，文件格式也十分重要。一般建議使用清楚易讀的字型，例如新細明體、標楷體或 Arial，字級則使用 11 或 12 點。
行距可設定為單行，段落之間則增加一行空白。這樣能讓文件看起來更整潔、清楚，也更方便閱讀。
校對
列印申請書前，請務必仔細閱讀全文。確認文件是否包含所有必要項目，例如申請人與收件人資料、親筆簽名及附件清單，並補齊任何遺漏之處。
也要檢查內容是否過於冗長或缺乏條理。如有需要，請進行必要修改，並務必修正所有用詞、錯字與標點符號問題。
如何撰寫申請書？申請書範例
以下提供一份休假申請書範例。
王小明
專案經理
台北市大安區仁愛路四段12號
電話：02-2345-6789
電子郵件：[email protected]
人力資源部
台灣星辰股份有限公司
台北市信義區松仁路22號
特別休假申請書
敬請核准本人於2026年6月15日至2026年6月29日期間休特別休假，共計10個工作日。上述休假日數為本人2026年度休假額度內之假別。
本人申請休假之理由，是希望在密集完成重要專案後恢復身心狀態，並安排家庭旅行。此次申請已提前提出，以利部門妥善安排本人休假期間的工作。
此致 敬禮
［親筆簽名］
總結
- 申請書是提交給特定機關、單位、公司或個人的正式文件，用來提出具體請求或建議。
- 申請書必須包含地點與日期、寄件人與收件人資料、標題、正文、親筆簽名，以及附件清單。
- 申請書內容應簡潔、明確且完整，並使用正式、不帶情緒色彩的語言。
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